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Análise de Não Conformidades

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COMO ANALISAR UMA NÃO CONFORMIDADE E DETECTAR SUA SOLUÇÃO
       Sady Carnot

ANÁLISE DE NÃO CONFORMIDADE

Para que se possa analisar com real propriedade uma não conformidade, podemos recorrer a diversos métodos ou ferramentas.


Não pretendo trazer nenhuma novidade e sim lembrar o que para muita gente está esquecido e para outros, que não tiveram a oportunidade de trabalhar com certos conceitos, passarem a entender coisas que podem tornar sua tarefa de analisar uma não conformidade, algo muito mais simplificado. Porém, o mais importante para se ter certeza de que a “causa raiz” dessa não conformidade foi realmente encontrada, necessitamos de dois expedientes, a correta coleta de dados e, por escolha de minha parte, os cinco porquês.

COLETA DE DADOS

Os dados devem ser capazes de dar resposta a algumas questões fundamentais tais como:
O quê? Por quê? Quando? Onde? Quanto? Como? Quem? E as respostas que os dados proporcionam, podem ser diretas ou provenientes da elaboração e da análise daqueles.
Nesta altura, muita gente pode estar pensando que nada disso realmente é novidade, pois há um princípio da administração que fala de “5 W e 1 H ”, que hoje, após revisões, fala de “5 W e 2 H”.
A forma antiga de profissionais mais relutantes era What? Why? Who? Where? When? How?, a qual foi acrescida de mais um H, o “How much?”, ou melhor quanto custa? Que certamente não pode faltar em nenhum planejamento.
Exatamente. Estamos tratando desse tema sim, pois qualquer coleta de dados, para ser eficaz, deve ter em seu resultado, a possibilidade de resposta a essas perguntas-chave.
A coleta de dados deve sempre começar de uma observação geral no cenário e nas vizinhanças do processo.
Por que iniciar com uma observação geral? Porque antes de colher os dados é preciso selecioná-los, avaliando, principalmente, sua relevância para o processo. Vamos aprender o que seja mais importante.
Imaginemos, por exemplo, que uma organização deseje contratar uma empresa que lhe dê consultoria sobre uma implantação de Normas.
Na observação geral do processo, ela computa sua necessidade, seu desejo, sua disponibilidade, a verba disponível para esse contrato, os preços praticados no mercado, o tipo de consultoria adequada às suas necessidades e assim por diante.
Assim, depois da análise desses dados, o nosso personagem decidiu que iria procurar via Internet um site que pudesse lhe dar algumas das informações preliminares antes que marcasse uma entrevista com as pessoas relacionadas.
O que seria procurado em cada site?
O nome do anunciante pode ser importante?
E a quantidade de textos desse site?
O preço pode ser obtido via site?
A experiência da empresa de consultoria?
Essa experiência deve estar ligada ao seu ramo de atividade?
E a cidade em que se localiza?
Quais as empresas que essa consultoria já atendeu?
Telefone, e-mail?
Quantas destas perguntas vão ser realmente importantes? Você vai decidir isto em função do seu processo e vai coletar as respostas para serem transformadas nos dados que forem julgados relevantes. Dados estes que, depois de tratados, serão os dados de entrada para o seu processo de decisão.
De qualquer forma, se tivermos que contratar uma outra empresa de assessoria, já teremos acumulado algum conhecimento a respeito do processo. Isto é aprendizado.
O importante é que se entenda que, em uma coleta de dados, deve-se sempre partir do geral para o particular e, na medida do possível, separando-se as fontes, de forma a entendê-los melhor.
A coleta de dados pode ser feita em fontes primárias quando os dados são colhidos no próprio campo onde se desenvolve o processo, ou em fontes secundárias, quando os dados são obtidos de relatórios descritivos de um histórico do processo.
Assim, a leitura da temperatura em um termômetro é um dado de fonte primária. Já a leitura da mesma temperatura, em um relatório de temperaturas relacionadas com o processo, é um dado de fonte secundária ou um dado histórico.

CINCO PORQUÊS

A primeira coisa que se faz antes de estarmos treinados nessa técnica dos cinco porquês é achar que a resposta que nos vem à cabeça é a causa raiz de um problema. Ledo engano.
Na maior parte das vezes, quando se procura a causa de um problema, a primeira resposta não define a causa verdadeira ou a raiz da questão.
Assim, é conveniente que se repita seqüencialmente diversos “porquês?”, até que se esgote o aprofundamento sobre o tema.
Não devemos prender-nos ao número cinco. Ele é apenas uma referência. O Importante é que o número de “porquês” tenha sido suficiente para o esclarecimento desejado, mas com certeza, com apenas uma ou duas respostas, não chegaremos a causa raiz. Além disso, a técnica dos cinco porquês favorece o raciocínio sistêmico e ajuda a vencer a barreira da fixação em eventos.
Exemplo: Um dos elevadores do prédio parou.
 1a. pergunta: Por que parou?
 1a. resposta: porque queimou o fusível.
 2a. pergunta: Por que queimou o fusível?
 2a. resposta: porque houve sobrecarga no motor.
 3a. pergunta: Por que houve sobrecarga no motor?
 3a. resposta: porque o mecanismo estava sujo.
 4a. pergunta: Por que o mecanismo estava sujo?
 4a. resposta: porque a capa de proteção estava fora do lugar.
 5a. pergunta: Por que a capa de proteção estava fora do lugar?
 5a. resposta: porque o mecânico da empresa de manutenção não a recolocou.
 6a. pergunta: Por que o mecânico da empresa de manutenção não recolocou a capa de proteção?
 6a. resposta: porque dava muito trabalho tirá-la e recolocá-la cada vez que tivesse que inspecionar o sistema.

A análise desses “porquês”, já nos leva a conclusões de que ações devemos tomar, ou ao menos de levantarmos hipóteses de novas possibilidades:
         
a)Devo deixar fusíveis disponíveis para troca imediata?
b)Posso pensar em colocar um motor mais potente.
c)Devo limpar e lubrificar o mecanismo de forma mais constante?
d)Devo manter a capa de proteção no seu devido lugar?
e)Devo exigir que o mecânico sempre recoloque a capa de proteção?
f)   Meu plano de manutenção está contemplando o necessário?
g)  Devo criar um chek-list para a manutenção dos elevadores?

As medidas (a) e (b) não resolverão o problema em definitivo. Para que se tenha uma solução adequada, são necessários:
            • Ação imediata: limpeza e lubrificação do mecanismo; troca do fusível;
            • Ação corretiva: garantir que a capa de proteção do mecanismo esteja sempre em seu lugar.
            • Ação preventiva: Criar um chek-list para a manutenção de minhas máquinas e equipamentos.
Como se pode perceber, a coleta de dados acontece durante todo o tempo e é subsídio e insumo para o uso de todas as ferramentas e conseqüentemente, para o aprendizado.


MÉTODO DA TARTARUGA

É importante que saiba, que independente da coleta de dados e dos porquês de cada problema, que só posso ir para onde me determino, se puder entender de onde partir.
Se hipoteticamente, estou perdido em uma cidade, preciso primeiro me localizar para depois saber para onde devo ir, não é mesmo?
Então, passo a descrever o diagrama da tartaruga, pois, somente nos itens nela selecionados poderá haver uma não conformidade ou um problema a ser resolvido.

 

O corpo da tartaruga deve ser definido como o processo a ser analisado, onde se devem identificar as atividades básicas necessárias para a transformação de requisitos em características. Ex. insumos em produto.
A cauda da tartaruga deve ser identificada como a origem das entradas possíveis para que esse processo possa ocorrer, isto é, qual o processo ou processos anteriores a este e que servem de insumos para que ele ocorra. Ex. para o setor produtivo, será necessário a entrada do processo de aquisição, pois essa atividade fornece os insumos necessários para a realização do produto.
A cabeça da tartaruga, indicará a saída final desse processo e para que outros processos essa atividade anterior seguirá, seja numa linha de produção, por exemplo ou numa seqüência de Serviços.

Cada uma das patas da tartaruga, é definido como:
1-Máquina – onde são identificados os equipamentos, dispositivos, instrumentos, equipamentos de hardware, softwares, etc., necessários para a realização do processo.
Meio ambiente – onde devem ser identificadas as condições ambientais necessárias ao processo
Matéria Prima - onde devem ser identificados os insumos necessários para a execução do processo.

2-Mão de Obra - nesta perna da tartaruga devemos identificar as necessidades de contratação de colaboradores em termos de competência, escolaridade, habilidade e qualificação, e/ou treinamento nas funções que serão exercidas para a execução ou realização do processo.
 
3-Método – é neste ponto que devemos identificar os documentos de referência, sejam de origem interna (Procedimentos operacionais, Instruções de Trabalho) ou externa (normas e legislação aplicável), os métodos de trabalho e/ou inspeção, os critérios de aceitação do produto ou serviço. Serão identificadas também as ferramentas de planejamento e/ou desenvolvimento (ex.: APQP), as ferramentas de dignose (ex.:FMEA), as ferramentas de validação (ex.: PPAP) ou ferramentas de retroalimentação (ex.:CEP, MAS, PPM, etc).

4-Medição e monitoramento – Identificar aqui os indicadores de eficácia (atendimento de objetivos) e eficiência (resultados obtidos em função dos recursos utilizados). Ex. Plano de ação de indicadores da qualidade e seus resultados estatísticos.